Aprenda, de uma vez por todas, a importância da nota fiscal de serviço e como emiti-la corretamente
A nota fiscal é importante, pois comprova e registra uma transação. A nota eletrônica exerce o mesmo papel que a tradicional, de maneira mais prática e fácil.
A nota fiscal é um documento muito conhecido, mas nem todo mundo sabe a importância que ela possui. Neste artigo, explicaremos qual a função da nota e como emiti-la corretamente para que não sobre nenhuma dúvida. Venha conferir!
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Antes de falarmos sobre a emissão de NFS-e, precisamos entender o que significa o conceito de nota fiscal
Todo mundo em algum momento já ouviu falar sobre nota fiscal. Se você já comprou algo, seja numa loja física ou virtual, ou se você já contratou um serviço, você com certeza já ouviu falar da nota fiscal.
Ela nada mais é do que um documento que comprova e registra um pagamento. Está previsto na Lei Nº 8.846 que a nota fiscal é um documento que possui obrigatoriedade de ser gerado, ou seja, a não emissão desse comprovante pode acarretar consequências legais para um negócio (tópico que abordaremos mais à frente neste artigo).
Qual a importância da nota fiscal?
Você pode estar se perguntando “por que a nota é um documento obrigatório e tão indispensável?”, e nós vamos te explicar agora. Por ser um comprovante que registra data, horário, local e afins, referentes a uma transação, a nota fiscal assume diversos papéis importantes, inclusive para a manutenção dos impostos pagos por uma empresa ao Estado.
Além disso, ela serve como garantia ao cliente de que sua compra foi paga corretamente em determinado dia e horário, evitando ruídos na comunicação referentes a pagamentos. Além dessas funções, a nota fiscal também é importante, pois:
- Serve como documento necessário em caso de troca de produtos;
- Serve como documento comprobatório em caso de duplicação de cobrança;
- Serve como documento importante na realização dos processos de contabilidade de uma empresa (por exemplo fluxo de caixa);
- Serve como documento que comprova o pagamento de impostos referentes àquela transação ao Estado.
Quais as consequências de não gerar nota fiscal?
Como foi dito anteriormente, a nota fiscal é um documento legalmente obrigatório, ou seja, a não emissão pode acarretar diversos problemas judiciais para uma organização, a começar pelo fato de que, por ter relação direta com a questão dos tributos pagos ao Estado pela empresa, não emitir nota fiscal pode configurar crime de sonegação, como consta no Artigo 1º inciso V da Lei 8.137, que diz que:
“Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas: […] negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.”
O crime de sonegação de impostos pode chegar a até 2 anos de reclusão da parte que sonegou, além das multas em dinheiro.
Além disso, não emitir nota prejudica imensamente o cliente, uma vez que este documento é a comprovação do que foi adquirido, quando foi adquirido, por qual valor foi adquirido e as características do produto/serviço. Sem a nota, não existe prova da compra, e, caso o cliente precise trocar ou devolver o produto por qualquer razão que seja, este se prejudicará, tendo que colocar sua palavra em embate com a palavra do vendedor.
O que deve constar na nota fiscal?
Agora que você já sabe o que é a nota fiscal e qual a sua importância para as transações no mercado, vamos falar um pouco sobre o que deve constar em uma nota. Apesar de serem documentos pequenos e aparentemente simples, as notas fiscais concentram uma grande quantidade de informações importantes acerca da transação. Algumas informações obrigatórias a constar no documento são:
- Data da compra;
- Horário da compra;
- Local da compra;
- Valor da compra;
- Modo de pagamento;
- CNPJ da empresa;
- Descrição básica do item/serviço que foi negociado;
- Dados acerca do pagamento (últimos dígitos do cartão, em caso de pagamento com cartão, e valor pago e troco em caso de pagamento em dinheiro);
- Impostos gerados sobre aquela venda.
Quais são os tipos de nota fiscal existentes?
Há mais de um tipo de nota fiscal e, aqui, abordaremos os principais e mais usados no mercado. Antes de falarmos sobre cada tipo, é importante ressaltar que hoje em dia, com a tecnologia e os avanços, as notas fiscais digitais têm ganhado cada vez mais espaço, e é sobre elas que abordaremos. Abaixo, separamos 6 diferentes tipos de nota fiscal (dentre os mais de 12 existentes):
- Nota fiscal eletrônica (NF-e)
- Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)
- Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)
- Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)
- Cupom fiscal eletrônico (CF-e Sat)
Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)
Nada mais é do que um documento fiscal eletrônico voltado a serviços de transporte. Se aplica aos âmbitos municipal e estadual e pode substituir a nota fiscal tradicional impressa, necessitando de assinatura digital no documento.
Nota fiscal ao consumidor eletrônica (NFC-e)
Essa é uma das notas mais conhecidas, substitui de maneira digital os cupons fiscais gerados principalmente por comércios de varejo (como supermercados).
Cupom fiscal eletrônico (CF-e)
Possui a mesma utilidade que a versão original do cupom, em papel, porém agiliza as vendas e proporciona mais controle dos negócios aos gestores e às equipes de contabilidade.
Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)
É um documento eletrônico voltado para o registro e comprovação de prestação de serviço de uma empresa para outra ou para pessoa física. Necessita da inscrição municipal feita a partir do CNPJ da empresa.
Quem pode gerar NFS-e e como gerar?
A nota fiscal de serviço eletrônica pode ser usada tanto por pequenas quanto por médias e grandes empresas. Para gerar a NFS-e, basta possuir um CNPJ ativo. Com ele deverá ser realizado um cadastro na prefeitura e na secretaria da fazenda, para que seja liberado à empresa o acesso ao sistema através do qual as notas serão geradas. É importante ressaltar que o cadastro deve ser feito no mesmo local onde o CNPJ foi criado.
Com o cadastro criado, basta acessar o site da prefeitura do local da empresa, realizar o login com nome de usuário e senha que já terão sido recebidos anteriormente a essa etapa e dentro do sistema, gerar as notas fiscais manualmente.
Como posso simplificar mais o meu processo de geração de notas fiscais eletrônicas?
A maneira mais simples de facilitar seu processo de emissão de notas fiscais de serviço eletrônicas é contando com uma empresa especialista em contabilidade que possa te ajudar a tirar dúvidas sobre a emissão e te dar suporte.
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