Como preparar uma carta de cobrança de forma correta?

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Cobre seu cliente de maneira incisiva e evite a inadimplência no seu negócio

Realizar uma boa carta de cobrança pode ser determinante para evitar o não recebimento

Realizar uma boa carta de cobrança pode determinar um aumento de recurso para o fluxo de caixa oriundo de referentes ao não recebimento na data programada. 

Uma carta de cobrança, quando bem utilizada, pode ser determinante para a redução direta do nível de inadimplência do seu negócio, isso porque ela tem um caráter informativo e produz com clareza a real situação, assim como possíveis medidas que serão adotadas caso não haja a devida regularização de valores.

Neste artigo, ensinaremos como realizar a sua carta de cobrança de uma forma totalmente simples e direta! Assim, você terá a oportunidade de informar ao seu cliente sobre o seu atual status, já que, em alguns casos, uma comunicação mais direta e informativa já é o suficiente para que ocorra a regularização de um caso pontual relacionado a inadimplência.

Como preparar uma carta de cobrança?

Você pode preparar uma carta de cobrança de maneira simples, entrando em contato através do meio de comunicação disponibilizado pelo cliente, como e-mail, telefone, WhatsApp, entre outros meios de comunicação.

O conteúdo da carta de cobrança deve obedecer alguns tópicos, os quais separamos abaixo:

  • Ser bastante cordial;
  • Fornecer informações detalhadas sobre o valor a ser negociado;
  • Fornecer informações para regularização de possíveis situações de não conformidade;
  • Informar um novo prazo para contato.

Esses tópicos, quando bem explorados, podem fazer toda a diferença para a conversão de um pagamento antigo.

Ser bastante cordial

Para a elaboração de uma boa carta de cobrança, a cordialidade deve ser o tom da comunicação. Não há motivos para ser rude ou usar uma linguagem ameaçadora. A finalidade de uma carta de cobrança, por mais que seja o recebimento de uma dívida, não precisa ser assim. 

Você pode conseguir sucesso nessa tarefa sendo cordial e ainda abrindo as portas para futuros negócios para o seu empreendimento.

Fornecer informações detalhadas sobre o valor

Você precisa ser bastante direto no que diz respeito a informações sobre o valor total devido, com todas as especificações de forma bastante clara e informando sobre o acréscimo de qualquer juros ou multa que possa incidir sobre o valor final.

Fornecer informações para regularização da situação

Não adianta realizar o envio de uma carta de cobrança sem fornecer todas as informações necessárias para quitar o valor. Sendo assim, forneça todas as informações essenciais para realizar a quitação, assim como possíveis descontos, parcelamento e formas de pagamento disponíveis.

Informar um novo prazo para contato

Após o envio da carta de cobrança, você poderá, depois de algum tempo, voltar a entrar em contato para uma nova cobrança ou poderá, efetivamente, repassar o processo de cobrança para uma nova esfera. Para tal, é importante informar na carta de cobrança qual o próximo passo será realizado e qual o prazo para tal procedimento.

Dessa maneira, além de ser bastante claro quanto aos passos adotados, você passa uma ideia de controle sobre a situação.

Conte com ajuda especializada!

Conte com o apoio de quem entende sobre o assunto. Uma assessoria contábil para empresas pode te ajudar em como preparar e conduzir uma carta de cobrança.

Conte conosco, da Alcance

Para te ajudar com o processo de confecção e emissão de carta de cobrança, conte conosco, da Alcance Assessoria Empresarial. Somos especializados em negócios como o seu e podemos te ajudar em relação a esses trâmites para carta de cobrança, dentre outros.

Entre em contato conosco para que possamos ajudar o seu negócio.

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Se você precisa de serviço relacionado ao artigo ou necessita de maiores informações sobre o assunto, conte conosco, da Alcance Assessoria Empresarial.

Buscamos sempre a melhoria contínua dos nossos serviços por meio de uma gestão contábil, fiscal e trabalhista de excelência.

Entre em contato conosco utilizando as informações disponibilizadas em nosso website; caso prefira, você pode utilizar a ferramenta de chat do WhatsApp, ela fica localizada no canto inferior direito.

Sendo assim, basta nos chamar! Esperamos por você!

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